Программа состоит из трех блоков: «Контакты», «Проекты», «Календарь».

На закладке «Контакты» ведется клиентская база и полная история взаимодействия с клиентами.

На закладке «Проекты» ведутся проекты. Каждый проект может быть разделен на стадии. Стадиям может быть присвоена доля выполнения всего проекта, выраженная в процентах. Когда сумма процентов по всем стадиям составит 100%, проект будет считаться выполненным.

Закладка «Календарь» представляет собой планировщик событий.

Работа с программой построена по такому же принципу, как и «Бизнес Пак». Вставка, изменение и удаление данных происходит через всплывающее меню, вызываемое нажатием правой кнопки мышки, или по «горячим» клавишам. Сервисные функции и настройки вызываются через главное меню. Для внесения справочной информации используется такой же элемент работы со справочником, как и в «Бизнес Пак».

Пример 1. Ведение клиентской базы

Клиентская база представляет собой огромную ценность для любой компании. Если при этом вспомнить, что затраты на привлечение нового клиента в несколько раз больше, чем на удержание существующего, и учесть, что около половины существующих клиентов компании не прибыльны из-за неэффективного взаимодействия с ними, важность грамотной организации работы с клиентами становится неоспорима. Основное назначение программы «Инфокуб» — помочь компаниям эффективно управлять своими взаимоотношениями с деловыми партнерами, вести постоянный анализ собранной информации и использовать ее в интересах своего бизнеса.

Откройте закладку «Контакты». Для ввода нового контакта в окне «Контакты» нажатием правой кнопки мыши вызовите всплывающее меню и выберите в нем пункт «Добавить». В открывшемся окне введите информацию о деловом партнере: название предприятия, форма собственности, специфика и прочее.

В окне «Офис» добавьте запись о физическом местоположении клиента, например: название магазина, адрес, телефон.

В окне «Человек» внесите данные о представителях фирмы, с которыми вы работаете: ФИО, адрес, телефон, e-mail.

В окне «События» запоминаются все случаи взаимодействия с клиентом: планируемая встреча, деловое предложение, выписка счета, оплата, отгрузка товара и прочее. Для запланированных событий (деловые встречи, Дни рождения и т.д.) можно установить напоминание. Нажав на кнопку [Прикрепить], к событию можно прикрепить файлы: счета, договоры, акты выполненных работ, графические изображения, таблицы, xml-формы для заполнения и многое другое.

Для удобства работы с базой данных вы можете использовать поиск по определенным параметрам и фильтр по заданным условиям (см. Справку по работе с программой).

Пример 2. Выписка счета из «Бизнес Пак»

Вы можете передать в «Инфокуб» документы (например, счета), выписанные в «Бизнес Пак». Выписка счета будет добавлена в «Инфокуб» как отдельное событие. Для прикрепления счета не нужно ничего настраивать, на компьютере должны быть просто установлены «Бизнес Пак» версии, не ниже 7.2, и «Инфокуб» версии, не ниже 1.4.

После того, как Вы закончите формировать документ в «Бизнес Пак», нажмите кнопку [OK и печать] и в открывшемся окне нажмите кнопку [Передать в Инфокуб]. В «Инфокубе» появится окно с выбором контакта и типа события, причем программа найдет контакт, максимально похожий на фирму-партнера, выделит его цветом и поместит наверх списка. Если Вы уже прикрепляли документ такого же типа в «Инфокуб», то программа подставит тип события, который был выбран в последний раз.

После передачи данных в «Инфокуб» в событии у контакта, которого Вы выбрали, появится прикрепленный файл, а точнее, ссылка на документ из «Бизнес Пак». Чтобы перейти к этому документу, дважды щелкните по нему левой клавишей мыши, после чего в «Бизнес Пак» откроется этот документ.

Как вариант, созданный в «Бизнес Пак» документ можно экспортировать в файл формата MS Excel и этот файл прикрепить к событию.

Пример 3. Организация работы юридической фирмы

Все контакты вносятся в «Инфокуб» на закладке «Контакты». На закладке «Проекты» ведутся текущие дела компании, например: регистрация торговой марки фирме А, дело в суде фирмы Б, ДТП Иванова. Последовательно заполняются все этапы дела, например: подача документов на регистрацию, оплата регистрационного сбора и т.п. Каждый сотрудник ведет только свою часть базы, в то время, как руководители имеют доступ ко всей базе в целом с целью контроля и координации работы подчиненных.

Пример 4. Координирование работы фирмы руководителем

На компьютерах служащих компании установлена программа «Инфокуб». Все компьютеры соединены локальной сетью. База данных хранится на компьютере-сервере. Каждый сотрудник ведет только свою часть базы. Руководитель имеет администраторские права для работы с «Инфокуб», тем самым, получая полный доступ ко всей базе данных и к рабочему месту каждого сотрудника. Руководитель на закладке «Проекты» указывает план работы каждому сотруднику, расставляя приоритеты. Сотрудники отмечают выполнение плана соответствующими стадиями. Руководитель в любой может получить достоверную информацию об эффективности работы подчиненных и, как следствие, может контролировать реальное положение дел фирмы и иметь возможность планировать дальнейшую работу.

Стоит отметить, что если ваш сотрудник заболел, уволился, уехал в командировку, работа компании не остановится. Вся история взаимодействия с клиентами подробно представлена в программе. На основании этой информации другому сотруднику не составит труда продолжить работу с клиентами компании, и ваша фирма не понесет убытки, к которым нередко приводит увольнение сотрудника и потеря вместе с ним всей наработанной им клиентской базы.

Пример 5. Проведение маркетингового исследования

На закладке «Проекты» специалист по маркетингу (далее маркетолог) вносит новый проект «Рекламная кампания на I квартал 2005 г.». Первой стадией этого проекта будет проведение маркетингового исследования среди клиентов компании с целью оценки эффективности проведенных в 2004 г. рекламных акций. По клиентской базе, которую ведут в «Инфокуб» менеджеры по продажам, маркетолог проводит опрос.

Для фиксирования результатов опроса создается xml-форма с вариантами ответов, которую можно будет заполнять сразу из «Инфокуб». По каждому контакту создается новое событие «Опрос» и прикрепляется анкетная форма (кнопка «Прикрепить/Анкета/Выбрать»). В демонстрационной базе данных приведен пример подобной анкеты «Опрос «Источники информации». По результатам проведенного исследования можно сформировать отчет «Источники информации».

Как вариант, опрос надо провести среди клиентов из города М. Выберите в главном меню пункт «Сервис/Поиск». В открывшемся окне задайте условия для выборки и нажмите на кнопку [Поиск]. В таблице будут выведены контакты, соответствующие условиям поиска. Нажав на кнопку [Добавить анкету], к контактам из выборки можно прикрепить форму для опроса.

Пример 6. Контроль центральным офисом работы филиалов в других городах

В каждом филиале установлена программа «Инфокуб», в которой ведется клиентская база и вся история взаимодействия с партнерами. Через Интернет филиалы пересылают свои базы данных в центральный офис, где происходит их синхронизация с общей базой данных.

Для отправки файла с данными из филиала в главном меню выберите пункт «Файл/Создать файл передачи данных». В открывшемся окне выберите в списке название базы данных, куда хотите передать свою информацию (см. Справку по работе с программой). Затем в окне «Передача данных» укажите имя файла и каталог для сохранения. Этот файл затем можете прикрепить к письму и отправить по электронной почте или записать на дискету. Для приема этого файла в центральном офисе используйте пункт главного меню «Файл/Принять файл». Можно организовать обмен данными по TCP/IP (см. Справку по работе с программой).

В свою очередь из центрального офиса в филиалы может отправляться план работ (проекты), например, участие в выставке, проведения маркетингового исследования, изучение конкурентов.

Пример 7. Организация работы офисов и удаленного склада

В офисах продаж ведется вся история взаимодействия с клиентами, выписываются счета, фиксируется оплата, отгружается товар. Для получения товара с центрального склада заполняются формы заявки на каждого клиента, затем эта информация передается по электронной почте или TCP/IP из офиса продаж на центральный склад. Форму заказа товара можно создать с помощью xml-языка и прикрепить к событию контакта на текущую дату или предполагаемую дату выполнения заказа. Для отгрузки товара с центрального склада по мере необходимости производится синхронизация баз данных склада и офисов.

Как вариант, сотрудники центрального склада могут заполнять подобную xml-форму, указывая в ней остатки товара на текущий момент, и отправлять эту информацию в офисы продаж.

Скачать демо-версию		Купить программу
Вопросы-ответы: Как в базе программы «Инфокуб» быстро найти нужную запись или контакт? Вы можете использовать инкрементальный поиск по любой из колонок, т.е. начать набирать на клавиатуре нужное вам наименование контакта, программа автоматически спозиционирует курсор на эту запись. В программу встроена глобальная система поиска по любым критериям, в том числе есть возможность искать по любому слову, встречающемуся в комментариях. Для перехода в режим поиска используйте пункт главного меню «Сервис/Поиск». Можно использовать фильтр и вывести на экран только те данные, которые соответствуют заданным условиям фильтра (см. Справку по работе с программой). Изучить всю базу знаний		Активная тема форума: Книга «Доходов и расходов» Уважаемые разработчики. Не получается работать с книгой доходов и расходов. Всю голову сломал, как сделать расходы… Последнее мнение по этому вопросу высказано пользователем u_1325753741 16 часов, 33 минуты и 49 секунд назад. Окунуться в обсуждение